El Departament de Cultura ha publicat el 'Protocol de suport als arxius de les associacions culturals a Catalunya'.
Aporta a les entitats culturals una primera aproximació a les eines metodològiques necessàries per emprendre una gestió adequada dels seus documents i evitar la pèrdua d'informació.
El protocol té com a objectiu vetllar pel seu patrimoni documental, oferint metodologies bàsiques per a la gestió i conservació dels fons documental de més de 5.000 associacions culturals actives repartides arreu de Catalunya.
El text recomana promoure l'ingrés a l'arxiu públic més proper, sense perdre la titularitat de tota la documentació que ja no sigui d'ús quotidià, per tal de garantir la seva preservació, el seu accés i la seva difusió.
Així, de manera coordinada, la Direcció General del Patrimoni Cultural, competent en el vessant d'arxius i patrimoni documental, i la Direcció General de Cultura Popular i Associacionisme Cultural, que aglutina aquestes associacions, han treballat amb les entitats estudiant els seus fons documentals. El resultat d'aquesta anàlisi ha visualitzat la necessitat de promoure una acció coordinada que es materialitza amb la publicació del protocol.
En concret, la necessitat de crear aquest protocol neix arran de la celebració, l'octubre de 2019, de la Primera Jornada d'Arxius i Associacionisme, que va provocar una creixent mostra de consultes relacionades amb la gestió documental d'aquestes entitats, amb un fons patrimonial d'un "alt interès històric i cultural", segons la directora general de Cultura Popular i Associacionisme Cultural, Àngels Blasco.
Per a la directora general del Patrimoni Cultural, Elsa Ibar, el protocol és una eina per orientar uns primers tractaments documentals per les associacions, aportant pautes bàsiques tant en el tractament analògic com digital, "buscant l'equilibri entre establir unes pautes senzilles d'aplicar per les entitats i associacions i el rigor del tractament arxivístic".
L'associacionisme cultural ha estat, històricament, un moviment de forta cohesió social i participació ciutadana. La dinàmica d'aquest teixit ha comportat l'existència d'un considerable volum documental.
Es tracta d'activitats que van des del funcionament intern (actes de la junta rectora i càrrecs) a la seva expressió pública (concursos, premis i activitats per als socis), passant per les comunicacions amb els seus components o les relacions externes amb les administracions o d'altres associacions (agermanaments, subvencions, activitats d'organització compartida i d'altres).
Aquest volum documental resta sovint en mans de les mateixes institucions, les quals no sempre disposen del que és necessari (espai, recursos o personal) perquè rebi el corresponent tractament arxivístic. Ara, per tal de no posar en perill una parcel·la del patrimoni documental català es crea aquest protocol per ajudar a preservar-lo.
